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Les ingrédients d’un atelier d’intelligence collective réussi
De plus en plus de collectivités territoriales ont recours aux méthodes de l’intelligence collective pour créer des services innovants ou apporter des réponses pertinentes aux problématiques des usagers ou des agents. S’ils sont faciles à suivre, les ateliers d’intelligence collective ne s’improvisent pas ! Les facilitateurs mettent en place des techniques et scénarios précis, en fonction des objectifs à atteindre. Chez Abylon, nous sommes convaincus qu’un atelier d’intelligence collective réussi, c’est avant tout un atelier qui a été bien préparé. Pas de recette miracle, donc, mais des ingrédients indispensables et un dosage tout en finesse !
Ateliers d’intelligence collective : l’importance d’un cadrage minutieux
Quel est l’objectif de l’atelier ? C’est la question principale à se poser lorsque l’on souhaite s’appuyer sur l’intelligence collective pour résoudre un problème ou développer un service innovant. L’atelier peut avoir un ou plusieurs objectifs mais ceux-ci doivent être clairs, précis, afin que les échanges puissent nourrir la réflexion, faire émerger des idées, imaginer des solutions nouvelles.
Quel format adopter ? Les ateliers d’intelligence collective se déclinent en différents formats, d’une durée courte comme un brainstorming jusqu’au sprint ou au hackathon qui peuvent durer une semaine entière. En fonction de vos objectifs, les consultants d’Abylon vous orientent vers les formats à privilégier. Il n’est pas possible, par exemple, de définir la raison d’être d’une organisation en 2h !
“L’intendance suivra” ? Pas sûr ! La logistique est l’un des points à ne pas sous-estimer dans l’organisation de vos ateliers d’intelligence collective. Avoir une salle au mobilier modulable, disposer d’un écran intelligent ou autre matériel nécessaire à l’animation, prévoir un repas ou une collation sont autant d’éléments indispensables à ne pas oublier ! Chaque moment de la journée se doit d’être bien préparé pour se concentrer sur les objectifs de l’atelier.
Qui participe à un atelier d’intelligence collective ?
Comment choisir les participants ? C’est là encore un des points d’attention primordiaux à ne pas négliger dans la phase de préparation. Tout d’abord, nous vous invitons à vous assurer que les participants comprennent la dynamique d’un atelier d’intelligence collective, qu’ils se sentiront à l’aise avec les méthodologies proposées. Il est aussi important de varier les profils et les compétences. La diversité des participants est l’un des facteurs de succès d’un atelier d’intelligence collective. La réflexion collective se nourrit en effet des éclairages apportés par chacun, selon sa fonction dans l’organisation, son usage du service ou son expertise métier.
Combien de participants ? Du fait de notre expérience en animation et facilitation d’ateliers d’intelligence collective, nous préconisons un nombre de 15 participants pour 1 facilitateur. Un groupe d’une taille réduite encourage les échanges entre les participants et permet au facilitateur de s’assurer que chacun peut apporter ses idées au groupe.
Créer un climat propice aux échanges et à la créativité
Inscrire l’atelier dans un cadre sûr. Chez Abylon, nous conseillons à nos clients de mener leurs ateliers d’intelligence collective en-dehors du lieu de travail des participants. Choisir un lieu neutre, c’est faire sortir l’atelier du quotidien des participants, l’inscrire dans un espace-temps différent. C’est aussi s’éloigner des contingences et autres urgences pour se projeter ensemble vers des solutions partagées.
Impulser une dynamique créative. Avant d’entrer dans le vif du sujet, les facilitateurs d’Abylon proposent quelques icebreakers aux participants. Ces petits exercices, dont l’objectif est de briser la glace, sont des clés pour enclencher une dynamique positive et collective. Là encore, nous apportons un soin particulier au choix de ces exercices pour qu’ils correspondent à l’objectif et à l’état d’esprit des participants.
Déconnexion et bienveillance. Pour qu’un atelier d’intelligence collective porte ses fruits, il est important de spécifier les règles dès le départ. Règle n°1 : pas de téléphone ni d’ordinateur pendant l’atelier. Le but est de rester concentré sur les exercices et ouvert aux échanges. Règle n°2 : pas de censure ni de jugement. Dans un atelier d’intelligence collective, toutes les idées sont les bienvenues. C’est ce qui permet de faire avancer le groupe vers des solutions innovantes par rebond, association d’idées… S’en priver, c’est renoncer aux bienfaits de l’atelier pour le groupe.
Trouver le rythme approprié pour maintenir la dynamique de groupe
Proposer des formats variés. Chez Abylon, nous sommes soucieux d’offrir aux participants de nos ateliers d’intelligence collective des moments en groupe complet, en sous-groupe et même des temps de réflexion individuelle. Varier les formats permet de rythmer l’atelier mais aussi d’alterner les temps d’échange et de réflexivité. Nous choisissons chaque format en fonction des objectifs intermédiaires et finaux de l’atelier.
Garder une gestion du temps souple. Un atelier d’intelligence collective est un temps spécifique dans l’élaboration d’un projet ou d’un service. Il est important pour nous de préserver des temps de pause afin de proposer des échanges encore plus informels aux participants. Nos consultants et facilitateurs, s’ils préparent leurs séquences, se montrent aussi flexibles dans la gestion du temps. En fonction des demandes du groupe et des idées qui émergent, nous adaptons en temps réel les exercices afin que l’atelier soit le plus productif possible !
Vous avez envie de mettre l’intelligence collective au service de votre territoire ou de votre collectivité ? Abylon construit avec vous vos ateliers d’intelligence collective pour donner la parole aux usagers et aux agents, et trouver ensemble des solutions innovantes !
