Transformation

Comment réussir votre transformation en impliquant agents et citoyens ?

Au croisement des réorganisations territoriales, de la modernisation de l’action publique et des évolutions des pratiques managériales, les collectivités territoriales font aujourd’hui face à de constantes mutations. Les projets de transformation visent l’émergence d’une action publique agile et ingénieuse qui réponde aux enjeux du territoire. Le capital humain est le moteur du changement : l’ensemble des parties prenantes, agents y compris, doivent être associées à ces projets et accompagnées dans la durée.

« 83 % des agents territoriaux voient le numérique comme un levier d’amélioration de la qualité de leur travail »
Baromètre La Gazette – Cegid, Harmony Roche (2018)

Accompagnement au changement du déploiement d’un nouvel outil de facturation

Objectifs

Formation et accompagnement des 3 500 utilisateurs impactés à la prise en main du nouvel outil et à la gestion des impacts associés

Actions menées

Diagnostic : identification des processus métiers et profils impactés
Définition d’une stratégie de conduite de changement sur les volets formation, accompagnement et communication
Déploiement : création des bases documentaires de formation, pilotage de la conduite du changement et création d’une dynamique de communication

Durée de la mission : 5 ans (mission en cours)

Client : Veolia Eau France

Résultats

A fin 2022, déploiement réussi de la stratégie de conduite du changement sur 2 périmètres pilotes (~200 utilisateurs formés et accompagnés)

Création d’un dispositif des acteurs engagés pour la transition écologique

Objectifs

Co-construction et lancement d’un dispositif permettant d’accélérer la transition écologique des acteurs socio-économiques du territoire.

Actions menées

Valorisation de l’existant et cadrage : compréhension des besoins et des jeux d’acteurs, valorisation et capitalisation sur les démarches menées sur le territoire et ailleurs, & définition des objectifs du dispositif
Co-construction du dispositif : mobilisation des acteurs autour d’une démarche ancrée dans le territoire & co-construction du référentiel et du règlement du label de Grand Poitiers
Appui au lancement et à l’animation du dispositif : accompagnement d’une promotion de pionners de test du dispositif et de l’outil d’auto-évaluation, définition d’une stratégie d’animation & construction / déploiement d’une stratégie de communication et d’une image de marque associées au dispositif

Durée de la mission : 1 an

Client : Communauté urbaine de Grand Poitiers

Résultats

Large mobilisation des parties prenantes (élus, représentants d’entreprises, associations, partenaires institutionnels comme l’ADEME) lors des ateliers de cadrage.

Création d’un outil d’auto-évaluation de la maturité transition écologique des entreprises et associations du territoire.

15 entreprises et associations participants à la promotion “pionniers” du dispositif.

Diagnostic et feuille de route d’amélioration de la sobriété numérique

Objectifs

Conduite de diagnostic de sobriété numérique et définition d’une feuille de route d’amélioration inscrit dans le processus de labellisation par l’organisme Numérique Responsable.

Actions menées

Cadrage et Pilotage de la démarche : définition du périmètre d’analyse, sensibilisation/montée en compétences des collaborateurs VWIS à la démarche et sur le sujet du numérique responsable & pilotage de la feuille de route et accompagnement à l’appropriation du pilotage par les équipes concernées
Conduite du diagnostic de sobriété numérique : cartographie des processus de l’organisation & rédaction de l’auto-évaluation sur la base du référentiel du Label Numérique Responsable
Définition des engagements et de la feuille de route associée : identification et formalisation des leviers d’amélioration de la sobriété numérique de l’entité, à travers la définition d’une feuille de route & définition des responsables associés, des dates cibles et des indicateurs

Durée de la mission : 3 mois

Client : Veolia Water Information System

Résultats

Obtention du Label Numérique Responsable

Cadrage de la stratégie de territoire intelligent

Objectifs

Définition de la stratégie de territoire intelligent d’Abbeville afin de dynamiser les commerces du centre ville, développer le tourisme et améliorer l’inclusion numérique

Actions menées

Diagnostic territoire intelligent : évaluation de la maturité du Territoire Intelligent Abbeville sur la base d’entretiens cadrés avec les différentes parties prenantes
Cadrage de l’ambition territoire intelligent lors d’une réunion avec l’équipe projet de la collectivité
Définition des cas d’usages lors d’un atelier d’intelligence collective avec l’ensemble des parties prenantes du territoire
Formalisation de la feuille de route Smart City

Durée de la mission : 3 mois

Client : Ville d'Abbeville

Résultats

Identification des projets existants : plus de 70 initiatives Territoire Intelligent recensées et analysées
Définition de 5 axes stratégiques pour la construction du Territoire intelligent Abbeville et identification de 75 pistes de réflexion et idées de solutions pour répondre à ces axes. Approfondissement des 5 projets les plus pertinents
Illustration d’un parcours citoyen connecté reprenant les idées clés issus de l’atelier de créativité

Accompagnement à la définition de la stratégie « Territoire Intelligent et Durable » et mise en oeuvre des projets

Objectifs

L’agglomération du Grand Belfort et sa DSI ont souhaité être accompagnés pour définir une feuille de route Territoire Intelligent et Durable, intégrant un plan d’actions priorisé et des cas d’usages en vue d’expérimentation puis de mise en production, en appui sur un réseau IoT et les données associées. Cette feuille de route a été utilisée pour répondre à l’AAP de la Région Bourgogne Franche Comté sur les Territoires Intelligents et Durables. L’agglomération a reçu enveloppe de 500k € de subventions pour lancer les projets constitutifs de la feuille de route élaborée. Abylon accompagne Grand Belfort dans le déploiement des projets de sa feuille de route : Réseau et plateforme IoT, gestion intelligente des déchets, bâtiments intelligents, Observatoire des flux de mobilités, etc

Actions menées

Diagnostic des initiatives
Analyse des besoins des services et parties prenantes externes
Identification des projets prioritaires – Feuille de route et plan d’actions
Rédaction d’un dossier de demande de subventions régionales – Approfondissement de cas d’usages au sein de fiches projets détaillées
Accompagnement à l’identification de partenaires privés pour la mise en oeuvre d’expérimentations
Affinage des besoins des métiers
Cartographie des processus actuels et leviers d’optimisation
Accompagnement à la rédaction des pièces constitutives des marchés
Construction des outils de pilotage et de suivi des projets
Accompagnement au pilotage des projets suite à la sélection des prestataires techniques

Durée de la mission : 18 mois

Client : Communauté d’Agglomération du Grand Belfort

Résultats

Alignement de la vision entre élus, services et parties prenantes externes
Feuille de route rédigée, un dossier de demande de subventions constitué et validé par la Région
Des fiches projets rédigées et partagées au sein de l’organisation
Des projets cadrés, avec une répartition claire des rôles et des responsabilités.
Des processus cartographiés avec les principaux irritants identifiés et ainsi que les leviers d’optimisation.
Les principales pièces constitutives des marchés rédigées.
Des outils de pilotage utiles et pratiques produits et mis à jour fréquemment.
Un pilotage efficace des projets et la bonne interface entre collectivité et prestataires techniques.

Création d’un portefeuille d’offres “Territoires Connectés” pour les collectivités

Objectifs

Entre 2015 et 2020, Seine et Yvelines Numérique, Syndicat Mixte Ouvert pour le déploiement du numérique sur les départements des Yvelines et des Hauts-de-Seine a mis en place le THD. Aujourd’hui, le SMO souhaite s’appuyer sur la construction de son réseau pour aller plus loin et développer une offre d’accompagnement des collectivités adhérentes sur des projets de “Territoires Connectés”. La mission vise à définir les offres les plus pertinentes pour le territoire.

Actions menées

– Diagnostic du territoire : comprendre l’existant, la maturité numérique, les spécificités d’un territoire très hétérogène (villes de plus de 50 000 habitants et villages de moins de 100 habitants) et prioriser les thématiques clés pour le territoire
– Réalisation d’une étude de la voix des collectivités : analyser les besoins des différents profils de collectivités sur les thématiques priorisées déclinées en cas d’usages, grâce à des entretiens et une enquête en ligne
– Priorisation des opportunités : s’aligner sur les opportunités de développement les plus pertinentes au regard des attentes des collectivités, approfondir ces opportunités (impacts, coûts …) et définir un macro-plan d’action

Durée de la mission : 6 mois

Client : Seine et Yvelines Numérique

Résultats

Identification des besoins des collectivités en terme de territoire connecté : priorisation de thématiques, de cas d’usages
Priorisation des opportunités de développement de l’offre Territoire Connecté
Élaboration un macro-plan d’action

Accompagnement à la refonte du nouveau système d’information consommateurs

Objectifs

Déploiement à l’échelle nationale du nouveau système d’information consommateurs et des processus associés

Actions menées

– Accompagnement au pilotage du programme : cadrage du programme, mise en place des instances de pilotage à tous les niveaux (du stratégique niveau Comex à l’opérationnel en comité de coordination), structuration et pilotage du portefeuille de projets au sein du programme, PMO du programme
– Contribution aux projets visant à mettre en place l’environnement applicatif commun à l’ancien et au nouveau sytème d’information consommateurs pour limiter la bascule au coeur de facturation, notamment sur les enjeux de conduite du changement
– Contribution aux projets de bascule du SI consommateurs, en prenant en charge le pilotage de différents chantiers (enjeux front-office, opération), à l’interface entre le projet de bascule, les métiers et l’IT
– Cadrage et mise en place d’une nouvelle gouvernance autour du nouveau système d’information : mise en place et pilotage des nouvelles instances de gouvernance, consolidation et suivi du backlog d’évolutions de l’outil, mise en place d’un processus rigoureux et simplifié d’octroi des habilitations via l’implémentation de profils standards

Durée de la mission : 5 ans (mission en cours)

Client : Veolia Eau France

Résultats

– Tenue du planning et des coûts du programme en accord avec le plan de déploiement
– Environnement applicatif commun ancien / nouveau système fortement avancé
– 2 territoires pilotes basculés sur le nouveau système d’information avec un degré de maîtrise et d’industrialisation de plus en plus avancé
– Mise sous contrôle du backlog d’évolutions du nouveau système d’information et réduction de la durée de la recette métier pour une mise en production mensuelle

Diagnostic et feuille de route de la dématérialisation et du numérique

Objectifs

Elaboration de la feuille de route digitale de la commune d’Achicourt permettant de répondre aux attentes des citoyens et aux nouveaux enjeux réglementaires.

Actions menées

Diagnostic des initiatives digitales et cartographie de l’existant
Analyse des besoins des services de la collectivité
Analyse de la maturité numérique des agents (via l’outil PIX)
Ateliers de co-construction avec les services pour cartographier les processus métiers, recueillir les besoins, les attentes et identifier les irritants – Proposition de scénarii réalistes pour la mise en place d’outils digitaux
Construction d’une macro feuille de route numérique
Déclinaison des projets prioritaires et fiches actions opérationnelles

Durée de la mission : 8 mois

Client : Ville d'Achicourt (commune de 8000 habitants dans la Communauté Urbaine d'Arras)

Résultats

Alignement de la vision entre élus, Directeur Général des Services, services métiers et parties prenantes externes
Mise en place d’outils : parapheur électronique, GED, espace partagé de travail, outils collaboratifs, dématérialisation de la commande publique
Mise en place d’un plan de formation des agents suite aux tests via PIX

Accompagnement du programme de développement et de déploiement des outils de GRC pour les collectivités locales

Objectifs

Convergence et modernisation des outils de gestion de la relation clientèle à destination des collectivités locales

Actions menées

Assistance à Maitrise d’Ouvrage : porter la vision des produits CRM (Customer Relationship Management) et Portail Clients auprès des équipes de développement et garantir le développement en mode agile des produits, conformément aux attentes du métier et des clients. S’assurer de la faisabilité technique et d’un point de vue architecture des besoins métier
Cadrage de projet : prioriser et délimiter les nouveaux services et fonctionnalités, gérer le backlog
Conduite du changement auprès des utilisateurs des outils de relation clientèle et accompagnement des équipes métiers dans le suivi de l’adoption des outils et de la satisfaction des clients représentants des collectivités locales
Animation de la communauté d’interlocuteurs privilégiés au sein des collectivités locales

Durée de la mission : 1 an

Client : Enedis

Résultats

Développement et déploiement d’un outil de gestion de la relation clientèle propre au groupe Enedis et adapté aux besoins spécifiques des collectivités locales
Modernisation du Portail Clients dédié aux collectivités, incluant de nouvelles offres de services : suivi des coupures d’électricité sur le territoire, suivi des travaux, services de données (exposition d’API, exports de données, pilotage de la consommation, etc.)

Construction de la stratégie et du plan d’actions data de la communauté d’agglomération

Objectifs

Definir la stratégie Data et la feuille de route de mise en oeuvre

Actions menées

Atelier de sensibilisation à la donnée pour élus, DGS et DGA
Identification des grands enjeux et besoins spécifiques en matière de données d’intérêt général
Benchmark des meilleures pratiques hexagonales en matière de maîtrise et de valorisation des données territoriales
Définition, sélection et hiérarchisation des principaux axes structurants d’une feuille de route jetant les bases d’une future stratégie de la donnée
Alimenter utilement le futur cahier des charges de l’AMO « Stratégie Smart Territoire »
- Identification d’ambassadeurs référents
- Création d’un catalogue des qualifications et priorisation des données

Durée de la mission : 18 mois

Client : Communauté d’Agglomération de Saint-Quentin-En-Yvelines

Résultats

Construction d’une vision stratégique en matière de données d’intérêt général
Etablissement d’un focus particulier sur l’open-data
Définition d’une feuille de route claire, transversale et hiérarchisée
Mise en action rapide du portefeuille d’actions

Accompagnement à la création et à l’obtention de la certification du système de management de la gestion de la donnée

Objectifs

Création de la première certification attestant de la fiabilité des processus de gestion de la donnée à travers la mise en place d’un système de management de la donnée, en collaboration avec l’Association Française de NORmalisation, et accompagnement à l’obtention de la certification auprès de VEDIF.

Actions menées

Veille & Prospection : Identification des principes et de état de l’art en matière de fiabilisation de données.
Pré-cadrage : Elaboration d’une méthodologie de vérification et de fiabilisation de la donnée.
Pilotage : Consolidation et traduction des attentes du client et des principes de fiabilité en exigences d’une certification des processus de production et système de management de gestion de la donnée. Co-rédaction du référentiel de certification avec l’Afnor
Mise en production : Appui à l’épreuve de la certification lors d’un audit pilote et et aux ajustements conséquents.

Durée de la mission : 19 mois dont 10 mois de création et 6 mois de mise en place

Client : Veolia Eau d'Ile de France (VEDIF) en collaboration avec l'AFNOR

Résultats

réation et mise sur le marché de la certification.
VEDIF est le premier délégataire de service publique à obtenir la certification

Accompagnement du Chief Data Officer dans la définition de son ambition Data

Objectifs

Réalisation d’une phase d’écoute « data » à travers le Groupe afin de construire l’ambition et la feuille de route Data

Actions menées

Réalisation d’une trentaine d’entretiens et d’un sondage à travers le groupe (panel Groupe, BU, fonctions IT, fonctions métiers) pour identifier : les différentes initiatives et actions déjà engagées dans la data au sein du Groupe, les bonnes pratiques et les défis, le niveau de maturité data du Groupe, les priorités et attentes au sein du groupe vis à vis du Group Data Office
Réalisation d’une étude comparative des stratégies et feuilles de route data auprès de grands groupes pour positionner le groupe Veolia et s’inspirer des meilleures pratiques

Durée de la mission : 1 mois

Client : Veolia - DB&T Group, entité Data

Résultats

Définition des priorités data du Groupe
Recommandations sur la stratégie et l’organisation de la data dans le Groupe

Accompagnement à la préfiguration d’un incubateur d’innovation territoriale

Objectifs

Développement d’un incubateur pour développer l’innovation centrée sur les usages et la data via la mise en place d’un lieu ressources qui rendra possible l’expérimentation et le développement de nouveaux services pour les divers profils d’usagers

Actions menées

Diagnostic et définition de la proposition de valeur du projet via des entretiens, une cartographie de l’existant, des benchmark et des ateliers de co-construction
Structuration de l’offre de services et de sa déclinaison opérationnelle (offre, agencement du lieu, logique d’animation, business model, statuts, gouvernance)
Accompagnement au lancement et à la mise en oeuvre (programmation des 6 premiers mois, plan de communication, kits et supports de formations au design thinking et au Codesign

Durée de la mission : 1 an

Client : Communauté d'Agglomération de Béthune Bruay Artois Lys Romane (CABBALR)

Résultats

Lancement de l’incubateur d’innovation territoriale
Définition d’une offre de services et une programmation d’événements
Définition d’un plan pour assurer la pérennité économique du projet en associant acteurs privés et publics
Mise à disposition d’outils et de méthodologies de pilotage de projet innovantes

Challenge Open Innovation “La ville (re)nouvelle”

Objectifs

Organisation d’un challenge Open Innovation dédiée aux start-up et à des étudiants autour des thématiques de la ville de demain dans le cadre du projet « Grand Centre » de la communauté d’agglomération de Cergy Pontoise.

Actions menées

Cadrage du challenge (public, thématiques, planning…)
Coordination du lancement et du déroulement du challenge ( paramétrage de la plateforme, définition des règles..)
Promotion et valorisation du challenge (campagne de communication)
En partenerait avec Agorize pour utiliser leur plateforme et accéder à leur réseau de start-ups

Client : Communauté d'agglomération de Cergy Pontoise

Résultats

Challenge en cours

Cadrage et Accompagnement à la réalisation du plan de transformation de l’IS&T Groupe

Objectifs

Définition de la nouvelle organisation de l’IS&T et des nouveaux modes de coopération entre l’IS&T et les BUs du groupe. Implémentation de cette nouvelle organisation

Actions menées

Co-construction de la raison d’être et de l’ambition de l’IS&T lors d’ateliers d’intelligence collective
Cadrage et accompagnement au changement d’organisation par la définition des périmètres d’activité des différents départements, des postes cibles, des compétences clés et la déclinaison de la vision au sein de l’organisation.
Redéfinition de la gouvernance globale de l’IS&T, structuration des rôles et responsabilités et nomination des postes clés
Cadrage et formalisation de la feuille de route
Déclinaison de la feuille de route en plans d’actions concrets à plusieurs niveaux : priorisation des chantiers avec un périmètre délimité, déclinaison d’un plan d’actions détaillé pour les chantiers priorisés
Définition et déploiement d’un plan de conduite du changement : présentation du projet aux instances représentatives du personnel, communication aux équipes sur la nouvelle organisation, accompagnement dans la prise en main opérationnelle par les collaborateurs

Client : Veolia - Information Systems & Technology

Résultats

Construction d’une raison d’être et d’une ambition propre à l’IS&T
Réorganisation de l’IS&T autour de 3 domaines et mise en place d’une gouvernance plus homogène en regard des principaux partenaires
Définition d’une feuille de route IS&T en 6 axes stratégiques et leur déclinaison en projets concrets (plans d’actions, planning)
Modernisation de l’infrastructure SI en s’appuyant sur des plateformes cloud
Modernisation et simplification des outils de gestion des projets informatiques
Formation et accompagnement de l’ensemble des collaborateurs à la gestion de projet Agile

Organisation d’une démarche de gestion de projets et montée en compétences des agents

Objectifs

Structuration d’une démarche de gestion de projets au sein de la communauté d’agglomération et optimisation de l’outil de gestion de projets en se basant sur les usages.

Actions menées

Diagnostic de l’existant : Compréhension des projets et des modes de gestions associés. Identification des forces et des axes d’amélioration de ce fonctionnement.
Structuration du portefeuille de projets et des modalités de fonctionnement associées : Priorisation des projets et définition des modalités de gouvernance, rôles et responsabilités cibles.
Conduite du changement “gestion de projet” et accompagnement à la mise en oeuvre : Accompagnement des porteurs de projets dans la compréhension de leur rôle et la formation aux méthodes de gestion de projet. Accompagnement des utilisateurs dans la prise en main de l’outil.

Durée de la mission : 4 mois

Client : Communauté d’Agglomération de Saint-Quentin-En-Yvelines

Résultats

Formalisation d’un portefeuille de projets
Optimisation des outils de gestion de projets
Formation des équipes aux méthodes et à l’outil de gestion de projets

Co-pilotage du label VDI et accompagnement des collectivités à la labellisation

Objectifs

Pilotage et développement du label Ville Durable et Innovante
Accompagnement des collectivités dans la labellisation Ville Durable et Innovante

Actions menées

Participation aux instances de pilotage du label avec ses membres fondateurs
Contribution aux évolutions du référentiel
Actions de communication et de développement auprès des collectivités françaises et européennes
Accompagnement à l’auto-évaluation de la démarche développement durable engagée
Accompagnement de plusieurs collectivités dans :
La réalisation d’un état des lieux complet basée sur le référentiel du label
La co-construction d’un plan d’actions pour renforcer la feuille de route développement durable
La candidature et le dépôt du dossier VDI

Durée de la mission : Mission en cours

Client : Label Ville Durable et Intelligente

Résultats

Accompagnement de plusieurs collectivités certifiées VDI

Réalisation du Bilan Carbone du bloc opératoire d’un hôpital

Objectifs

Comptabiliser les émissions de gaz à effet de serre (GES) sur certaines opérations thoraciques (opération d’implantation d’endoprothèse aortique)
Calculer l’impact carbone de ce type d’opérations afin de partager les résultats obtenus dans le monde médical et d’alimenter les statistiques sur l’impact carbone des activités de santé en France
Identifier des axes de réduction des émissions de GES

Actions menées

– Publication de l’étude
– Partage des résultats avec la direction de l’hôpital

Durée de la mission : 5 mois

Client : APHP - Hôpital Bichat

Résultats

Publication d’une étude dans une revue médicale et partage des résultats lors de congrés de la profession.

Numérique responsable

Diagnostic et feuille de route d’amélioration de la sobriété numérique

Client : Veolia Water Information System

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